Abrindo o ciclo de reuniões que definirá as metas do Instituto de Previdência para o ano de 2018, o presidente Roberto Faustino se reuniu com toda a equipe da gerência de Inativos (Gerin) na tarde desta quarta-feira, 10. Acompanhado pelo assistente da presidência, Saulo Vidal, e pela colaboradora Verônica Mafioletti, Faustino colheu informações sobre as rotinas da pasta e conversou com a equipe sobre possíveis melhorias. “Nossa intenção é de identificar junto com a equipe o que podemos fazer para melhorar os processos administrativos, dentro da capacidade disponível. E assim estabelecer metas que possam ser alcançadas até o fim do ano”, explica. A diretora interina de Previdência, Izete Vieira, também participou da reunião.
A gerente de Inativos, Karine Garcia, iniciou a apresentação com uma explanação sobre o quadro em geral, destacando as questões inerentes a cada serviço desenvolvido pela gerência. De acordo com Karine, o maior desafio não está na eficiência dos serviços. Está no volume de processos represados que aguardam análise. “Quando um processo de aposentadoria chega às mãos do analista, se estiver devidamente organizado ele é concluído em menos de uma semana. A questão é que nossa capacidade de trabalho não comporta o grande volume recebido, gerando uma fila de até quatro meses para o início da análise”.
Encarregado de auxiliar as gerências na confecção das metas, Saulo Vidal reconhece que as dificuldades da Gerin envolvem falta de pessoal. O setor de aposentadorias, por exemplo, não consegue superar a média de 250 processos por mês, volume máximo possível com o efetivo atual, gerando uma demanda represada cinco vezes maior. Os setores de averbação e de emissão de Certidão por Tempo de Contribuição enfrentam situações semelhantes, conforme relatos dos servidores.
Saulo Vidal salienta que a questão também envolve o grande volume de processos recebidos, fenômeno que ocorre de tempos em tempos quando um grande número de servidores que ingressaram no Estado, na mesma época, alcança o tempo de aposentadoria. “O efetivo hoje é menor e estamos enfrentando um ciclo de grande demanda, embora seja um quadro temporário”, explica. Para o assessor da presidência, o mais importante neste momento é que o setor busque mecanismos de controle, de modo a produzir dados palpáveis que facilitarão e justificarão futuras decisões administrativas.
Metas são definidas em segunda reunião
Encerrado o bate-papo com a equipe da Gerin, o presidente Roberto Faustino recebeu em seu gabinete a gerente Karine Garcia e os servidores responsáveis pelos setores vitais da pasta, com o objetivo de definir as metas a serem estabelecidas. Antes de iniciar a discussão o presidente falou sobre as demandas manifestadas durante a reunião geral, informando que buscará alternativas para amenizar a defasagem de pessoal, bem como adquirir novos equipamentos de informática e softwares que auxiliem nas operações. “Não temos uma resposta imediata a estas demandas, porém, já nos antecipamos a estudar alguns caminhos possíveis”.
Saulo Vidal expôs aos servidores como funcionará o Plano de Metas e qual o seu propósito para a Autarquia. Segundo o assistente da presidência, além de buscar internamente por soluções práticas para melhorar a rotina operacional, traçando metas de acordo com a capacidade de cada setor, os debates certamente fornecerão informações importantes à administração. O acompanhamento mensal por meio das reuniões de gestores também permitirá que todos tenham um maior conhecimento sobre a estrutura, compreendendo as operações além de suas atividades (visão sistêmica).
Depois de mais uma rodada de discussões sobre as rotinas e dificuldades enfrentadas, foi constatado que, para fins gerenciais, é importante que as operações da Gerin sejam traduzidas em números. Considerando a estrutura atual, Saulo Vidal reconhece que o setor trabalha no limite. Todavia, carece de mecanismos de controle que permitam um acompanhamento do desempenho e a análise aprofundada das operações. “Para buscarmos recursos e suprirmos demandas é fundamental que tenhamos argumentos consistentes que justifiquem os investimentos solicitados. E isso depende do acesso a esses dados”, explica.
O presidente Roberto Faustino reforçou a importância do levantamento dos dados, concordando que serão vitais na defesa por mais investimentos à pasta. Com o consenso de todos, Faustino informou que será encaminhado à Gerin uma proposta de trabalho referente ao tema, para que a gerência desenvolva esse controle sobre suas operações. Também participaram da reunião os servidores Luiz Carlos de Melo Filho, Nadieska Torrel Teloken e Rosimar da Silva Bez.
Assessoria de comunicação do Iprev