Se procurarmos uma gerência da qual todos os servidores do Iprev, sem exceção, utilizam diariamente um ou mais serviços de sua competência, estaremos falando da Gerencia de Apoio Operacional (Geapo). Partindo do indispensável cafezinho, a gerência é responsável pelos materiais de escritório, produtos de higiene, frota de carros, diárias, setor de protocolo, manutenção predial e por aí vai. Diante da diversidade de serviços e das demandas imprevisíveis que surgem no dia a dia, o gerente Rodrigo Piazza reconhece que planejar a Geapo não é tarefa fácil. Contudo, Piazza apresenta um cenário de equilíbrio e bom funcionamento, considerando as rotinas operacionais hoje executadas.
O bom desempenho não impede que a equipe aponte algumas questões que podem ser aprimoradas e até gerar economia. É o caso do setor de transportes, como relata o servidor João Batista Peres, responsável pela área. O Iprev hoje dispõe de 14 veículos em sua frota, todos em perfeitas condições de uso. Batista destaca que no ano passado a realização de um planejamento permitiu uma considerável redução do consumo de combustível, em relação ao ano anterior. Mesmo assim, o servidor revela que os custos de manutenção da frota são bastante altos e atrelados a contratos firmados pelo Governo. Por isso, sugere a ideia de se contratar serviços terceirizados de motoboy para realizar os trâmites de documentos, poupando os carros para viagens e outros serviços.
Com três servidores e dois colaboradores terceirizados, o setor de protocolo é responsável pela movimentação, recebimento e abertura de dezenas de processos que chegam todos os dias. Embora a servidora Julie Neves destaque que o grande volume de serviço consome a capacidade produtiva da equipe, a advogada Andrea de Vasconcelos Pinto expõe a necessidade de que o setor absorva a rotina de digitalizar os processos recebidos, antes de encaminhá-los às gerências de destino, conforme o procedimento é realizado em outros órgãos. O presidente Roberto Faustino solicita que o assunto seja tratado separadamente, pois defende que é preciso buscar entendimento e garantir sua realização.
A área administrativa da Geapo não apresenta demandas imediatas, como expôs o servidor Humberto Dias Filho. Humberto destaca o bom andamento dos contratos com fornecedores e as boas condições dos equipamentos, além da considerável melhoria obtida com a implantação do sistema de solicitações de materiais por meio de requisição. Essa última questão é reforçada pelo diretor de Administração, Ademir Matos, que garante não haver mais problemas em relação ao controle de estoques e registro dos pedidos, uma prática antes realizada sem o devido cuidado. “Estamos garantindo eficiência no controle de saída de materiais por demandas internas, porém, agora precisamos readequar o almoxarifado de modo a promover segurança e organização”, explica Matos.
Obra estrutural evitará o desperdício de materiais
O setor de almoxarifado está localizado no segundo subsolo da sede, numa sala que não oferece condições adequadas para o armazenamento de materiais, nem para a circulação de pessoas, conforme apontou a Secretaria da Fazenda em recente inspeção no local. Diante dessa condição, Ademir Matos informa ao presidente que a Diretoria de Administração planeja transferir o setor para uma das edificações localizadas nos fundos do prédio, mas, para isso, alega ser fundamental a realização de reforma. “Além de garantir um ambiente limpo e seguro para conservar nosso estoque, proporcionaremos boas condições de trabalho à servidora responsável, que poderá atuar sem dificuldades”, explica.
Depois da reunião o presidente Roberto Faustino foi conferir in loco a situação das dependências da Geapo, que se dividem em diferentes salas dentro do prédio. Com exceção do almoxarifado, os espaços físicos que abrigam a estrutura da gerência não demandam grandes necessidades, conforme constataram os gestores. Faustino manifestou apoio ao projeto de reforma e autorizou a adoção de medidas que viabilizem o aprimoramento da pasta, visto a importância que representa ao bom funcionamento do Iprev.
O assessor da presidência, Saulo Rodolfo Vidal, dispensou a segunda etapa da reunião por entender que já dispunha de informações suficientes para estabelecer algumas sugestões de metas pertinentes à Geapo. Vidal pretende apresentar algumas propostas de controle sobre as atividades, como forma de quantificar o desempenho das funções para fins gerenciais e de planejamento. E considera também a possibilidade de propor metas relacionadas a realizações, como a substituição das placas de informação da sede e a própria reforma do almoxarifado.
Assessoria de comunicação do Iprev